Nowoczesny system poczty elektronicznej dla pracowników

Informujemy, iż Uniwersytet Jagielloński uruchomił dla pracowników nowoczesny system poczty elektronicznej, oferujący jego użytkownikom wiele interesujących funkcji, zwiększając równocześnie komfort i bezpieczeństwo w zakresie wymiany informacji. System działa w oparciu o nową, lokalną infrastrukturę sprzętową UJ.

Docelowo będzie on obsługiwał wszystkich pracowników oraz skrzynki pocztowe jednostek UJ.

Do najistotniejszych funkcji nowej poczty należy zaliczyć integrację z urządzeniami mobilnymi. Dzięki niej użytkownik zyskuje możliwość otrzymywania powiadomień na telefonie komórkowym natychmiast po nadejściu wiadomości. Każdy użytkownik nowej poczty posiada także możliwość korzystania z kalendarzy. Kalendarze pozwalają usprawnić zarządzanie czasem poprzez ewidencjonowanie terminów i planowanie spotkań. Dzięki integracji nowej poczty z telefonami komórkowymi informacje te mogą być synchronizowane z terminarzem telefonu, użytkownik zaś może otrzymywać powiadomienia o zaplanowanych spotkaniach i wydarzeniach. System wyposażony jest także w asystenta spotkań - narzędzie wspierające organizację spotkań, dzięki któremu w łatwy sposób można określić najlepszy dla uczestników spotkania termin. Nowy system pocztowy pozwala także sprawnie zarządzać kontaktami. Kontakty mogą być synchronizowane z książką adresową telefonu/tabletu. System oferuje ponadto aktualizowaną na bieżąco książkę adresową pracowników. Nowy system pocztowy oferuje także sprawne mechanizmy wyszukiwania informacji z uwzględnieniem treści załączników.

Wszystkie wspomniane wyżej elementy nowego sytemu - poczta elektroniczna, kontakty, kalendarze – mogą być przez użytkownika udostępniane innym użytkownikom systemu, dzięki czemu zespół/jednostka otrzymują nowe możliwości pracy grupowej.

Przejście do nowego systemu poczty elektronicznej otwiera także pracownikom dostęp do osobistego, pracowniczego konta w chmurze Office 365. Dzięki temu pracownicy UJ mogą skorzystać z usług oferowanych przez chmurę, m.in.:

  • osobistego dysku wirtualnego OneDrive o pojemności 1 TB,
  • pakietu MS Office w wersji online (Word, Excel, PowerPoint),
  • systemu wideokonferencyjnego Skype for Business, pozwalającego organizować wirtualne spotkania w Internecie,
  • witryn Sharepoint, umożliwiających tworzenie „przestrzeni wymiany informacji", np. między wykładowcą a studentami.

Warto zauważyć, że korzystanie z poczty uniwersyteckiej ma również znaczenie prestiżowe. Nie tylko pozwala uwiarygodnić nadawcę (jedynie pracownicy UJ mogą posługiwać się adresem w domenie uj.edu.pl), lecz także zapewnia ułatwienie w prowadzeniu komunikacji oficjalnej oraz całkowite bezpieczeństwo przesłanych danych (nie są one udostępniane żadnym instytucjom zewnętrznym).

Zachęcamy Państwa do szybkiego przejścia na nowy system i korzystania z wszystkich nowych funkcji. Wszelkie informacje na temat procesu rejestracji można znaleźć w instrukcji na stronie: www.uj.edu.pl/poczta-dla-pracownikow.

 

 

Aktualizacja z dnia 2016-03-31

Szanowni Państwo,
w związku z zaplanowanym zakończeniem przenoszenia dotychczasowych kont pocztowych wszystkich pracowników Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego na nowy system pocztowy (Outlook Web App, https://owa.uj.edu.pl, w skrócie OWA), uprzejmie proszę o zapoznanie się ze stroną http://www.wzks.uj.edu.pl/dla-pracownikow/poczta-uj.

Procedura migracji konta pocztowego opisana jest na stronie http://www.dui.uj.edu.pl/migracja_poczty (wymaga podania swojego służbowego adresu e-mail (w domenie uj.edu.pl) oraz bieżącego hasła. O ile zmiana systemu pocztowego jest niestety obligatoryjna, to już skorzystanie z dodatkowego pakietu Ms Office 365 umieszczonego w chmurze - jak najbardziej dobrowolne (po zalogowaniu się na stronie: https://login.microsoftonline.com). Proszę jednak pamiętać, iż konto w usłudze Office 365 (w tym funkcjonalność OneDrive For Business) nie może być wykorzystywane do przetwarzania i przechowywania danych osobowych i danych wrażliwych. Dodatkowe informacje można znaleźć na stronie: http://www.dui.uj.edu.pl/office-365.

Osoby wykorzystujące inne niż firmy Microsoft narzędzia pocztowe (np. Mozilla Thunderbird, Pegasus Mail, etc.) będą mogły nadal z nich korzystać za pomocą protokołów IMAP (adres: imapex.uj.edu.pl, port: 993, szyfrowanie: SSL/TLS) oraz SMTP (adres: mail.uj.edu.pl, port: 465, szyfrowanie: SSL/TLS). Po dokonaniu subskrypcji dodatkowych folderów oraz zmianie miejsca przechowywania wysłanych wiadomości.

Na razie chciałbym tylko zaznaczyć, iż nowa poczta wykorzystuje tylko i wyłącznie infrastrukturę Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz została posadowiona na nowych serwerach, znajdujących się na terenie naszej uczelni i będących własnością UJ. Natomiast udostępnione nam nieodpłatnie mechanizmy pracy w chmurze (m.in. OneDrive, SharePoint, Skype czy Office 365) znajdują się na terenie Unii Europejskiej, na serwerach należących do Microsoft Corporation. 


Prezentacje multimedialne:

W celach demonstracyjnych zawartość poszczególnych folderów skrzynki pocztowej została wypełniona losowymi wiadomościami oraz pozbawiona  danych personalnych osób kontaktujących się ze mną.

Standardowo podczas obsługi strony https://owa.uj.edu.pl mamy włączone konwersacje, które łączą w jeden ciąg wiadomości od tej samej osoby. Część użytkowników może być zaskoczona takim mechanizmem. Konwersacje można wyłączyć po kliknięciu na rozwijanym menu określającym sposób sortowania poszczególnych elementów "ELEMENTY WEDŁUG:" - na ostatniej pozycji (menu znajduje się po prawej stronie zaraz nad poszczególnymi wiadomościami). Każdy folder jest ustawiany indywidualnie.

Ustawienia Mozilla Thunderbird do współpracy z kilkoma systemami pocztowymi.

Z poważaniem, mgr inż. Dawid Bittner, PMiK WZiKS UJ.